Sistema di Gestione Documentazione Antincendio
QUALE PUNTO DI PARTENZA?
Il cliente necessitava di un sistema efficace per gestire la documentazione relativa al sistema antincendio dell’impianto. La principale esigenza era poter condividere rapidamente la documentazione riguardante estintori e dispositivi di sicurezza durante gli audit dei clienti. In particolare, oltre alla semplice archiviazione, era fondamentale poter accedere, aggiornare e reperire velocemente questi documenti.
La documentazione da gestire includeva schemi del sistema antincendio, certificazioni e collaudi, rapporti di ispezione, manuali di uso e manutenzione, piani di emergenza e documentazione relativa alla formazione del personale. Tutto questo doveva essere conforme alla normativa UNI 9994-1:2024 che regola il controllo iniziale e la manutenzione degli estintori di incendio.
Implicitamente, il cliente richiedeva anche di semplificare il processo di gestione e ricerca della documentazione, avere pieno controllo sui documenti, monitorare e pianificare gli interventi di revisione, garantendo così una gestione ottimale durante gli audit.
QUALE SOLUZIONE?
Per rispondere alle esigenze del cliente, abbiamo implementato un sistema integrato basato sulla piattaforma CDE (Common Data Environment) e sull’applicazione DOCUMAINT®. La nostra soluzione si è sviluppata attraverso diversi passaggi strategici.
Inizialmente, abbiamo sfruttato la scansione 3D dello stabilimento già in nostro possesso da precedenti collaborazioni con lo stesso cliente. Questo ci ha permesso di individuare la posizione esatta di tutti i dispositivi antincendio all’interno dell’edificio senza necessità di effettuare sopralluoghi aggiuntivi.
Successivamente, utilizzando l’app DOCUMAINT® e la funzione “SmartObject”, abbiamo creato modelli 3D semplificati per marcare la posizione di ciascun estintore all’interno della fabbrica digitale. Abbiamo poi raccolto, digitalizzato e caricato tutta la documentazione relativa agli estintori nella piattaforma CDE.
Grazie a questo approccio, ogni file digitalizzato è ora collegato al relativo estintore e posizionato virtualmente nella sua collocazione reale all’interno dello stabilimento. Il sistema permette anche di programmare gli interventi di controllo secondo la cadenza stabilita dalla normativa: tutti gli operatori incaricati e i responsabili del cliente ricevono automaticamente avvisi via email per gli interventi programmati.
Ad ogni revisione, la documentazione viene aggiornata in tempo reale sulla piattaforma, garantendo che le informazioni siano sempre attuali e immediatamente accessibili.
QUALE RISULTATO?
L’implementazione del sistema ha portato a risultati significativi per il cliente. Innanzitutto, abbiamo ottenuto una condivisione e reperibilità immediata della documentazione, sempre aggiornata in tempo reale. Il sistema offre una visione realistica della correlazione tra documento e dispositivo di sicurezza all’interno dell’impianto antincendio, permettendo un accesso facile e veloce per visionare i documenti in qualsiasi momento.
Un valore aggiunto importante è la possibilità di creare, per ogni estintore, link utilizzabili in qualsiasi file, che consentono al cliente di accedere direttamente al modello digitale. Inoltre, per ciascun estintore è possibile generare un QR Code da applicare fisicamente al dispositivo, facilitando agli operatori sul campo l’accesso immediato al modello digitale e alla consultazione della documentazione associata.
Questo approccio ha notevolmente migliorato l’efficienza del processo di gestione documentale, riducendo i tempi di ricerca e aggiornamento, e garantendo una maggiore affidabilità durante gli audit dei clienti. La pianificazione automatica degli interventi di manutenzione ha inoltre ottimizzato la gestione delle risorse e assicurato la conformità alla normativa vigente.
QUALE TECNOLOGIA?
La soluzione implementata si basa essenzialmente su due tecnologie complementari:
- La piattaforma CDE (Common Data Environment) costituisce l’ambiente centrale per la gestione e la condivisione dei dati. Questa piattaforma funge da repository unificato per tutti i documenti relativi al sistema antincendio, permettendone l’organizzazione strutturata e l’accesso controllato.
- L’applicazione DOCUMAINT® rappresenta l’interfaccia operativa del sistema. Attraverso questa app, abbiamo potuto creare il modello di fabbrica digitale, utilizzando la funzione “SmartObject” per rappresentare virtualmente i dispositivi antincendio nella loro posizione reale. DOCUMAINT® consente inoltre di programmare e monitorare gli interventi di manutenzione periodica, inviare notifiche automatiche e aggiornare la documentazione in tempo reale.
- L’integrazione di queste tecnologie con la scansione 3D dello stabilimento ha permesso di realizzare una rappresentazione digitale fedele dell’impianto, dove ogni estintore è collegato alla propria documentazione e facilmente identificabile, sia virtualmente che fisicamente attraverso i QR Code.
